ペニー賢明かポンド愚か?

「Between the Lines」を見ているうちに、「消耗品(特にインク)の問題はIT部門にありますか?」と出会ったばかりです。私はこの質問がIT環境に現れることにもショックを受けました。答えは…

もちろん、IT部門は印刷消耗品に注意を払う必要があります!

あなたが提供するITサービスのコンポーネントとしての印刷消耗品を無視することは、そのような消耗品への支出の自由な増加に追いつくだけで、あなたの尾を永遠に追いかけることにあります。紙とインクはかつては「事務用品」と考えられていましたが、今日のように、消耗品はIT予算から資金を調達することになります。

残念ながら、IT以外の誰も、紙とインクは絶対に不可欠な商品だとは考えていません。これが人生の事実(そして別のブログの話題)である必要はないという事実を除いて、一般的にIT(そして教育IT)が何をして印刷の影響を減らすことができるか、あなたはすでに恐ろしく小さなIT予算の消耗品?

あなたの印刷予算がどこに行くのかを知る。

最初に決定する必要があるのは、1ページあたりの費用(1枚の用紙の片面に1ページの画像)です。これを行う最も簡単な方法は、昨年のインク(またはトナー)の消費と昨年の紙への支出、プリンタ部品の支出を加え、昨年購入した紙の枚数で割ることです。これにより、1ページあたりの消耗品コストに非常に近似します。これには、印刷を提供するための1ページあたりの総コストは含まれていませんが、既存の印刷インフラストラクチャ内で印刷コストを増やすことができます。この数値が1ページあたり4セントを超えると、印刷用消耗品の使用量が多すぎます。これらの費用が1ページあたり3セント以下になると、おそらく大丈夫です。

プリンタの経費を知っている。

ライフサイクルの資金調達を行う場合、これは簡単です。昨年のプリンターのコストを計算するだけです。それ以外の場合は、近似を得るために過去3〜5年間にプリンタに費やす金額を見積もる必要があります。年間平均が得られたら、その数値を上記で計算した年間ページ数で割ってください。これにより、印刷予算全体にページあたり2セントまたは3セントを追加する必要があります。

上記の計算にプリンタのコストを追加すると、大量印刷環境で1ページあたり5セントを超えない総印刷コストが得られるはずです。中程度の印刷環境では、おそらく1ページあたり10セントもありますが、確かにそれ以上です。

あなたの印刷コストを低く抑えるために…

パーソナルインクジェットプリンタに頼らないでください。これらのプリンタには新しいコンピュータが付属しているため、プリンタインクを購入することができます。代わりに、複数のコンピュータ間で共有されるレーザープリンタを使用します。ページあたりのトナーは、インクよりもはるかに安価であり、インクとは異なり、実質的に無制限の有効期間を有する。

プリンタ、トナー、紙の購入にかかる大規模な制度契約を活用してください。 (クリス・ドーソンの記事「国家契約はあなたの友人です」を参照してください)覚えておいて、あなたは良い取引を探している消費者ではありません。継続的なコスト管理を求めるITプロフェッショナルです。あまりにも頻繁に、良いことが起こっているように見えるものは、あなたが期待している以上に多くの費用がかかります。あなたが今年の大きな出来事とその後の年にマッチすることができない場合、あなたは将来、余分な資金を必要としないという印象を作り出したので、あなたはドルを失うかもしれません。

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解決策として両面印刷に切り替えないでください。紙の節約はドルの節約につながることはめったにありません。まず、用紙は印刷サービスを提供するページあたりのコストのほんのわずかな要素です。第二に、両面印刷はプリンタの摩耗を増加させ、メンテナンス費用の節約につながります。第三に、多くの材料は、二重方式にはあまり適していません。ユーザーに二重化を強制すると(ユーザーが望むものを得るために資料を転載した場合)、無駄ではなく廃棄につながります。最後に、教育の場面では、多くの資料が1ページの長さしかありません。両面印刷では、これらの資料では何も購入しません。

プリンタのライフサイクルの資金調達は、コンピュータのライフサイクル資金調達と同じくらい重要です。プリンタごとに2〜3倍の費用を費やすことが期待できますが、プリンタを最大限に活用している場合は、プリンタの消費量の10倍も費やしている可能性があります。

プリンタのサイズを正しく設定してください。可能であれば、大容量のレーザープリンタを使用して、そのようなデバイスから得られる規模の経済性を享受しますが、3〜5年のライフサイクルにわたって選択した量のプリンタを使い切っていない場合は、 。さまざまな場所で幅広い印刷容量がある場合は、毎年プリンタをシフトすることで印刷量のバランスをとって、プリンタの寿命を最大限に延ばすことができます。

ユーザーの欲求ではなく、ユーザーの印刷ニーズを理解することが第一歩です。しかし、そのニーズに関連するコストを理解することは、これらのコストをコントロールする鍵です。

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